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„Dzien dobry“ – Mit Polen am Verhandlungstisch

Polen ist ein gastfreundliches Land.

Wer einige wenige Benimmregeln beherzigt, kann mit links die Basis für langjährige, erfolgreiche Geschäftsbeziehungen schaffen.

Ein Handschlag, ein Blick in die Augen und der erste Schritt zum richtigen Kennenlernen ist getan. Bei Frauen wartet man ab, ob sie einem die Hand entgegen strecken. Ansonsten reicht ein Gruß mit kurzem Kopfnicken. So weit, so gut. Bei der Anrede lauern dann die ersten möglichen Fallstricke. Zu empfehlen ist zusätzlich zum Namen, dem ein pan (Herr) oder pani (Frau) vorangestellt wird, die Bezeichnung mit allen Titeln und Funktionen. Im Zweifelsfall ruhig übertreiben und nach oben aufrunden! Die direkte Anrede nur mit dem Nachnamen gilt im Übrigen als besonders verletzend. Zum Abschied schüttelt man allen Anwesenden die Hand.

Zeit für Smalltalk
Ein Runde Smalltalk leitet für gewöhnlich eine Verhandlung ein und beschließt diese auch. Planen Sie auch dafür Zeit ein! Generell ist Polen in geschäftlicher Hinsicht ein von Hierarchien geprägtes Land. Bei der ersten Kontaktaufnahme ist es deshalb empfehlenswert, den obersten Boss anzusprechen. Die Entscheidungsgewalt wird immer in den Händen des ranghöchsten anwesenden Vertreters liegen. Mindestens ebenso stark wie Hierarchien wiegen vertrauensvolle Beziehungen generell, sowie die Familie im Speziellen. Deshalb zählt der ungeschriebene Beziehungskodex auch im Geschäftsleben mindestens so viel wie ein rechtlicher Vertrag. Druck auf schriftliche Abmachungen zu machen, kommt im Übrigen gar nicht gut an. Bis zur tatsächlichen Unterzeichung eines Abkommens, diskutieren polnische Geschäftspartner gerne – immer wieder auch über bereits fixierte Punkte. Mobiltelefone während Verhandlungen bitte ausschalten! Visitenkarten teilt man immer erst am Ende einer Sitzung an alle Teilnehmer einer Verhandlungsrunde aus – und zwar persönlich, aber ohne großes Trara.

Ein besonders heikler Punkt in Polen ist der Umgang mit Behörden. Hier ist Genauigkeit angesagt. Bereits ein kleiner Formfehler kann ganze Projekte kippen. Kehren Sie keinesfalls den Besserwisser hervor, legen Sie Zurückhaltung an den Tag und seien Sie auf jeden Fall pünktlich.

Wer Bonuspunkte kassieren will, macht sich im Vorhinein über Land, Leute und Geschichte schlau. Auch umfangreiche Kenntnisse des polnischen Marktes können Eindruck machen. Wer gar ein paar Wörter auf Polnisch zum Besten gibt, steigt im Sympathierang. Tabus sind etwaige Angriffe auf die katholische Kirche oder etwa Witze über polnische Autodiebe. Trotz starker Religionsverbundenheit, hat sich auch ein Hang zum Aberglauben erhalten. So soll man niemandem die Hand über die Türschwelle reichen.

Treffen mit Geschäftspartnern
Gemeinsame Geschäftessen sind wichtig für die Verständigung und den Aufbau eines Vertrauensverhältnisses. Über das Geschäft wird dabei aber selten gesprochen. Im Restaurant zahlt für gewöhnlich der Einladende. Anbieten können Sie die Begleichung der Rechung auf jeden Fall – aber nur aus Höflichkeit.
Werden Sie gar nach Hause eingeladen, sind Gastgeschenke sehr willkommen. Bedenken Sie, dass immer der Gast den Abend mit einem Dank beendet. Der Gastgeber würde seine Gäste niemals hinauskomplimentieren. Das früher einmal obligatorische Wodkatrinken ist kein Muss mehr, wird aber dennoch noch gerne zelebriert. Wundern Sie sich als Frau nicht, wenn Sie nicht dazu eingeladen werden. Männer trinken für gewöhnlich mit ihresgleichen.
Geschäftspartner werden auch gerne auf die eigene Datscha (Wochenendhaus), zum Golf, Angeln, Tennis oder in die Sauna eingeladen.
Ein Brauch, der sich bis heute in Polen hält, ist der angedeutete Handkuss für die Damen. Diese werden generell gerne nach alter Schule hofiert. Was das geschäftliche Outfit betrifft, geben in Polen formelle, solide Business-Kleidung für Herren und Hosenanzüge oder Kostüme für Damen den Ton an.

Unser Tipp: Vermeiden Sie es Polen zu Osteuropa zu zählen. Die Polen fühlen sich als Mitteleuropäer und wollen auch so gesehen werden.