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Richtiger Umgang mit Visitenkarten

Schlichtes Kommunikationsinstrument, große Wirkung.

Es ist ein traditionelles Geschäftsritual: der Austausch der Visitenkarten. Generell gilt, dass die Visitenkarte der Person und der Branche angemessen sein muss. Neben dem eigenen Namen sollten die berufliche Position und der Firmenname vermerkt sein. Vor allem in Österreich ist es üblich, einen oder mehrere Titel anzuführen. Als Kontaktdaten bieten sich wahlweise Ihre Mobiltelefonnummer, Telefondurchwahl, E-Mail Adresse, Firmenwebsite oder die Firmenanschrift an. Zunehmend wird die Rückseite der Karte auf Englisch bzw Chinesisch bedruckt, um sie auch im internationalen Business verwenden zu können. Aber Achtung - bei einer auf Chinesisch oder Japanisch verfassten Visitenkarte sollte zuerst der Nachname, dann erst der Vorname stehen!  Ein Foto auf der Visitenkarte wäre zwar durchaus praktisch, ist hierzulande aber eher verpönt. Ebenfalls ungern gesehen: Telefonnummern, die nicht mehr aktuell sind, händisch auszubessern!

Eine private Visitenkarte beinhaltet lediglich den eigenen Namen, die Privatanschrift sowie Telefonnummer und eventuell die E-Mailadresse. Sie bieten sich vor allem für nicht berufliche Situationen an und können günstig erworben werden. Besonders nützlich sind solche privaten Visitenkarten dann, wenn Sie beispielsweise abends eingeladen sind und vorab Blumen schicken möchten. Die mit einer Notiz versehene Karte wird mitsamt der Blumen übermittelt und ermöglicht dem Empfänger die genaue Zuordnung.

Für den Umgang mit Visitenkarten gilt es, auf ein paar Dinge Rücksicht zu nehmen. Verwenden Sie für Ihre Visitenkarte ein eigenes Etui. Keine zerknitterten Visitenkarten aus Sakko oder Handtasche ziehen – so entsteht kein guter Eindruck! Auch für Visitenkarten, die Sie empfangen, empfiehlt sich ein eigenes Etui. Das zeugt von Respekt für Ihr Gegenüber. Bei der Übergabe selbst hält man sich an eine gewisse Rangfolge: Der Ranghöhere erhält die Visitenkarte des Rangniedrigeren. Auch sollten Sie nicht gleich bei Gesprächsbeginn oder gar während des Essens Ihr Etui zücken - warten Sie auf einen passenden Zeitpunkt, um Ihre Karte anzubieten. Befinden Sie sich in einer kleinen Gesprächsrunde und wollen Ihre Karte übergeben, so bieten Sie sie allen Teilnehmern an. Die Karte wird dabei so überreicht, dass die Schrift für den Empfänger in die richtige Richtung zeigt, also lesbar ist. Wenn Sie eine Visitenkarte entgegennehmen, zeigen Sie Interesse an der Karte.

Insbesondere für Japan und China gilt, dass eine Visitenkarte mit Respekt behandelt wird. Auf der Karte sind Notizen, Grüße und sonstige handschriftliche Vermerke zu vermeiden. Halten Sie Ihre Karte mit beiden Händen am Rand fest und übergeben Sie sie mit einer leichten Verbeugung. Auf die gleiche Art nehmen Sie die Karte Ihres Gegenübers entgegen. Studieren Sie sie sorgfältig und sprechen Sie Ihren Dank aus.

Visitenkarten werden auch zur Vorstellung bei Geschäftspartnern, Bekannten und Freunden genutzt. Entsenden Sie beispielsweise einen Ihrer Mitarbeiter zu einem Kongress mit dem Auftrag, dort unbedingt bei einem langjährigen Geschäftspartner vorstellig zu werden, dient Ihre Visitenkarte als Empfehlung und erleichtert das Vorstellen. Idealerweise hinterlassen Sie einen kurzen handschriftlichen Vermerk auf der Karte, doch sollten Sie niemals auf Ihrer Visitenkarte unterschreiben.

Folgende Kürzel sind häufig auf Visitenkarten zu finden. Sie sind äußerst praktisch und sollten jedem geläufig sein:

p.c. - pour condoler, p.p.p. - pour prendre part (Anteilnahme, Beileid ausdrücken)

p.f. - pour féliciter (Gratulation, Glückwünsche)

p.r.p.f. - pour rémercier pour féliciter (Dank für die Glückwünsche)

p.p. - pour présenter (um jemanden vorzustellen)

Unser Tipp: Berücksichtigen Sie, dass Art und Zeitpunkt der Übergabe international unterschiedlich gehandhabt werden. In China etwa haben die Karten einen hohen Stellungswert. Bereiten Sie sich auf diese kulturellen Unterschiede vor. Damit beweisen Sie nicht nur fachliche, sondern auch interkulturelle Kompetenz!