Etikette für E-Mails
Neues Medium, alte Tugenden.
Kein Business ohne E-Mail. Die elektronische Post ist mittlerweile die häufigste Form der Kommunikation im Geschäftsleben, aber auch privat. Kein Wunder: Es ist schnell und billig. E-Mail ist zwar ein schnelles Medium, aber deshalb noch lange kein flüchtiges Medium. Wie im klassischen Briefverkehr gelten auch beim E-Mailen verbindliche Benimmregeln sowie auch die sogenannte Netiquette, d.h. die Etikette im Netz. Höflichkeit sollte eine Selbstverständlichkeit im Netz sein, im E-Mail und auch in Internet-Foren.
E-Mails dienen der raschen Information, weder streng vertrauliche Mitteilungen noch kontroversielle Themen sollten via E-Mail und Internet abgehandelt werden. E-Mails können von mehreren Leuten gelesen werden und sind nicht zwingend dem Adressaten vorbehalten. Denken Sie daran, vor allem wenn Sie E-Mails weiterleiten. Möglicherweise ist der gesamte Inhalt von weitergeleiteten E-Mails nicht für die Person bestimmt, an die Sie die Information weitergeben. Daher die „History“ eines Mails – also das, was darin bereits gesagt wurde – immer durchlesen und gegebenenfalls vor dem Abschicken löschen. Automatische Antworten, wenn man etwa auf Urlaub ist, sind überaus praktisch. Aber heben Sie diese auch wieder auf, wenn Sie zurück sind. Bei wichtigen Inhalten können Sie auch eine Lesebestätigung anfordern; keinesfalls jedoch bei allen Mails.
Achten Sie auf die Rechtschreibung! Ihre Regeln gelten auch im Internet. Die Groß- und Kleinschreibung ist genauso wenig abgeschafft wie das Setzen von Punkt und Beistrich. Vermeiden Sie hingegen im internationalen Mailverkehr Umlaute (ä, ö, ü) und das scharfe „ß“, da nicht jede Software die deutschen Sprachspezifika richtig darstellen kann. Lesen Sie Ihr Mail vor dem Abschicken noch einmal durch und verwenden Sie zur Sicherheit die automatische Rechtschreibüberprüfung. Emoticons (Smileys) und Akronyme (Abkürzungen wie LOL-laughing out loud) sind in Business-Mails nicht zu verwenden. Und noch etwas: Schreiben Sie nicht in Großbuchstaben, denn auch hier gilt der alte Spruch: Wer in Großbuchstaben schreibt, der schreit! Fügen Sie Ihrem Mail eine Signatur bei und wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Übrigens: Glückwunschkarten, Kondolenzen usw. per E-Mail zu erledigen oder gar Weihnachtswünsche via Serienbriefe zu verschicken sind kein Zeichen von gutem Stil!
Unser Tipp: E-Mails machen Arbeit – auch für den Empfänger, der rasch reagieren sollte. Schreiben Sie also nicht sofort wegen jeder Kleinigkeit ein E-Mail. Denn was für Sie scheinbar schnell erledigt ist, kostet Ihren Empfänger vielleicht wertvolle Zeit.