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Anrufbeantworter richtig besprechen

Anrufbeantworter und Mailbox – kurz und knapp ist die Devise.

Ob Betriebsferien oder Nachtstunden, jedes Unternehmen ist zwischendurch unbesetzt. Dafür dass Kunden dennoch ihre Anliegen loswerden können, bieten Anrufbeantworter die ideale Lösung.

Kurz und knapp sollte beim Besprechen des ABs die erste Devise lauten. Die wichtigsten Inhalte der Nachricht umfassen den Namen der Firma und jenen des Inhabers der Nebenstelle, wann diese wieder zu erreichen sind und der Hinweis, dass der Anrufer die Möglichkeit hat, eine Nachricht zu hinterlassen. Verzichten Sie darauf, lang und breit zu erklären, warum Sie nicht da sind. Konzentrieren Sie sich lieber auf das Wesentliche! Insgesamt sollte eine Sprechzeit von 20 Sekunden nicht überschritten werden.

Pseudolustige Scherze haben unter einem geschäftlichen Anschluss nichts verloren, denn eine Ansage wirkt wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ein kurzer Gruß und ein Abschiedswort – soviel Zeit muss aber dennoch sein. „Bitte sprechen Sie nach dem Piepton“ versteht sich von selbst und sollte aus dem Text verbannt werden.

Sollten Sie einen Rückruf versprechen, dann achten Sie darauf, auch wirklich alle eingegangen Anrufer zu kontaktieren. Alles andere wäre äußerst unprofessionell. Musik, Warteschleifen oder Ähnliches kosten dem Anrufer Nerven und haben auf einer Ansage nichts verloren.

Auch Anrufer sollten sich beim Sprechen auf den Anrufbeantworter an dieselben Regeln halten. Achten Sie unbedingt darauf, nicht zu schnell und deutlich zu sprechen!

Unser Tipp: Stehen und lächeln Sie beim Besprechen Ihrer Mobilbox. Das macht die Stimme einerseits sympathischer und andererseits kraftvoller.